WPS Officeの差し込み印刷で【楽チン】文書作成

差し込み印刷とは、同じ文書ファイルでも宛名が異なる文書を簡単に作成できてしまう機能です。
送付状や案内状など、同じ内容の文書を複数の人に送りたいときに便利な差し込み印刷。

ビジネス向きかと思いきや、年賀状にも使えるんです。
「差し込み印刷を知らずに、毎回ひとつずつ宛名の異なる文書を作っていた……」と思った方も多いのではないでしょうか。

今回は、Microsoft Officeの互換オフィスソフト「WPS Office」を用いて差し込み印刷を解説いたします！
 

目次

WPS Officeで差し込み印刷を設定する方法

（1）宛名に入力したい住所録リストを作成する

まず、文書ファイルに入力したい宛名などの情報を表計算ソフト（エクセルやWPSスプレッドシート）で以下のように作成します。

名前、会社。役職などの見出しを1列目に記載しておくと、見た目も分かりやすくおすすめです。

（2）WPS Writerで差し込み印刷の設定を開く

差し込みたい宛名リストが完成したらWPS Writerでの作業になります。
（このときWPS Spreadsheetsのファイルは閉じてください。）

まずは「参照タブ」から「差し込み印刷」を選択します。

（3）WPS Writerで宛名リストのデータソースを開く

「データソースを開く」⇒フォルダから差し込む「ファイルを選択」⇒「シートの選択」⇒OK

「差し込み印刷の宛先」にて、差し込みたい情報（名前や会社名）に問題がないか確認します。
（このときにチェックマークを外せば印刷の際に差し込みされません）

（4）差し込みたい宛名を挿入する

「差し込み印刷フィールドを挿入する」⇒挿入したい項目を選択⇒「挿入」

※ウィンドウを閉じたい場合はキャンセルを押してください

（5）挿入したい情報の項目が文書ファイルに表示される

「差し込みフィールドの挿入」が完了すると、「名前」「役職」などの項目が文書内に表示されます（場所は変更可能です）。

印刷する際は「プリンタに差し込み」⇒「OK」を選択します。
すると、始めにチェックをつけた部分が印刷がされます。

操作は以上です。

少しややこしいですが一度覚えてしまえば打ち込みし直すよりも格段に楽になりますよ！

差し込み印刷を使って簡単に宛名を印刷しよう

今回はやり方だけご紹介しましたが、取引先への案内状などを作成する際に、名前や会社名の配置を決めておけばその場所に差し込み印刷設定をするだけでOKです。

手間を大幅にカットできるので時短かつ業務効率が大幅にUPします！
機能自体は知っていたけれどやり方がわからないから使っていなかったという方も、今回始めて知ったという方も、いろんな使い方を是非してみてください。

＼無料で試せる「WPS Office 2」体験版はこちらから／

差し込み印刷で文書を作りたいけど、パソコンにオフィスソフトが入っていない……そんな方にはコスパの良さで選ばれる「WPS Office 2」がおすすめ！

購入前に、無料体験版で機能や使い心地を確認できるので、初めて使う方も安心です。
トライアル期間の終了後は、閲覧モードに切り替わり自動で課金されることはございません。

この機会にぜひ「WPS Office」をお試しください！

WPS Office 2の購入はこちらから