表計算ソフト活用術！デザインソフトではがきの宛名作成をしよう

暑中見舞いや年賀状など季節の挨拶状や結婚・出産・転居のお知らせなど「はがき」を送るとき。
一枚一枚きちんと手書きで宛名を書きたいけれど、たくさんあると大変ですよね。そんなとき、やっぱり便利なのは宛名印刷。
今回は、WPS Officeの表計算ソフト「Spreadsheets」とデザインソフト「はがきデザインキット」を使って、かんたん宛名作成をしてみましょう。
 

１．はがきデザインキットって？

「はがきデザインキット」は、日本郵便株式会社が提供する無料のサービス。
▶ はがきデザインキットの詳細はこちら

 
ウェブ版・インストール版・スマホアプリ版があり、用途に合わせて選べます。

２．専用CSVファイルをダウンロードする

今回の宛名作成では「インストール版」を使います。
はじめに、はがきデザインキットのインストール版をインストールしましょう。
▶ インストールはこちら

はがきデザインキットを起動し、「あて名画作成」ボタンをクリックします。

 
次の画面で「住所読込」ボタンをクリックします。

 
「デザインキット専用CSVをダウンロード」をクリックします。

 
もちろん、はがきデザインキット自体に住所録をつくることは可能ですが、CSVファイルの活用がおすすめです。これから作成する方だけでなく、表計算ソフトで住所データを管理している場合や名刺管理ソフトからCSVファイルをダウンロードする場合にも応用できます。

３．CSVファイルを編集する

ここで表計算ソフト「WPS Office Spreadsheets」の出番です。ダウンロードしたCSVファイルを開きましょう。

次に、CSVファイルを編集します。
必要な列項目に入力をしていきます。氏名(姓)(名)、フリガナ(姓)(名)、住所(都道府県)(市区町村)(番地等)(建物名)、敬称など細かく分類されています。
すでに手元にある住所データをこちらのCSVファイルに貼り付ける際には注意しながら作成しましょう。

 
編集が完了したら、上書き保存をします。

4．はがきデザインキットにCSVファイルを読み込む

再び、はがきデザインキットに戻りましょう。
上記２．の手順と同じく「あて名画作成」ボタンをクリックし、次に「住所読込」ボタンをクリックします。
あて名画作成／住所読込画面にある「CSVファイル読込み」をクリックして、上記３．で編集したCSVファイルを読み込みます。

 
すると、割り当てる項目を選べるプルダウンメニューが表示されます。
入力したら「OK」ボタンをクリックし、読み込まれたデータを確認しましょう。

 
あとは、レイアウトを調整して印刷をすれば宛名の完成です。

ちなみに…はがき裏面のデザインには「クリップアート」が使えます。詳しい内容は、文書作成ソフト「WPS Office Writer」を活用したこちらを参考に。

他ツールを使うときでもCSVファイルを使うことは多いので、表計算ソフト「WPS Office Spreadsheets」が活躍します。
まだ、WPS Officeを試したことがない場合は、ぜひWPS Office 体験版をダウンロードしてみてくださいね。

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