【面倒な名簿作成をもっと楽に】すぐにできる！エクセル活用術

様々な用途があるエクセルなどの「表計算ソフト」。
その中でも最も多い用途は、名簿やリストの作成ではないでしょうか？

事務職はもちろん営業職、エンジニアもタスクを管理するのに「表計算ソフト」を使用する機会がありますよね。主婦の方も家計を守るために家計簿を作ったり、お中元やお歳暮、年賀状等の宛先管理用で住所録を作るために、「表計算ソフト」を使っている方も多いのでは？
※「表計算ソフト」での家計簿の作り方はコチラ

名簿やリストで数多くの項目を一覧でまとめることは、仕事をしている･していないに関わらず、大切な作業です。
ただ、この名簿・リスト作成。ほんっっとうに、めんどくさい！！！（こころの底から）
・氏名を入力してさらに苗字と名前に分けて入力するのが、めんどくさい！
・重複している項目をみつけるのに、いちいち検索するのがめんどくさい！！

そこで今回は、特に面倒なこの2つのお悩みを、昨年11月にリリースしたばかりの新製品・総合オフィスソフト「WPS Office」を使って解決してみます。

 

名簿作成を楽に！RIGHT関数、LEFT関数

まずは、RIGHT関数、LEFT関数をご紹介します。
これを使用することによって

・氏名を入力してさらに苗字と名前に分けて入力するのが、めんどくさい！

と言うお悩みを、さくっと解決できるんです！

例えば、氏名：山田太郎　を別のセルで　苗字：山田、名前：太郎に分けて入力するときのお悩みですね。
そんなときに便利なのが「LEFT関数」と「RIGHT関数」です。
この関数は、セル内の文字数を指定し、左(右)端から指定した文字数の文字列を抽出させることができます。
では実際にやってみましょう。

まず、文字を抽出したいセル(今回は苗字セル)に関数を入力。
=LEFT(文字列,文字数)
文字列とは、抽出元のセルのことなので、今回はA2。
文字数で、左から何文字抽出するかを指定します。今回は山田なので2文字ですね。

するとこのように見事、山田が苗字欄に表示されました！

次にRIGHT関数を使って名前の抽出をします。

RIGHT関数を入力、氏名セル(A2)、文字数(２)を入力すると・・・・

氏名セルから名前を抽出することが出来ましたね！
今回はLEFT関数とRIGHT関数の両方を使用しましたが、左(文頭)から数えるか、右(末尾)から数えるかの違いだけなので、どちらかのみ使用していただいても大丈夫ですよ。

一箇所関数を設定してしまって、あとはコピーをするだけなので面倒な作業が一気に減ります。
※注意点※
あくまでも文字数の指定なので、苗字と名前の文字数が異なる際にずれが生じてしまいます。文字数は確認をするようにしてください。

 

重複検索を楽に！一発で重複項目を探す方法

さて次のお悩みは、
・リスト上で重複している項目をみつけるのにいちいち検索するのが、めんどくさい！！

ということです。
確かにCtrl＋Fのショートカットキーで文字の検索をすることが出来ますが、リストの項目一つ一つを検索していくのは、果てしなさすぎて気が遠くなりそう。。。

これは地道にやるしかない！と腹をくくっている、そこのアナタ！
WPS Officeの機能を使えば、実は一発で解決できてしまうんです。

まずは重複を判別したいリスト全体をドラックします。
⇒データタブ「重複する値をペンで表示」をクリック⇒「設定」

ウィンドウが出現⇒(選択範囲が間違ってないか確認し)OKをクリック。

すると・・・・・

このように重複しているセルが一目瞭然！ オレンジ色で表示されます。
たったこれだけ！ひとつひとつの重複を表示することは出来ないですが、ざっくりと重複状況を把握したり、重複しないように分配する際に非常に便利です。

表示を消したいときは、設定をするときと同様に、
ドラック⇒「重複する値をペンで表示」⇒「クリア」
で解除することが出来ますよ。

 

おわりに

今回は、名簿作成時の面倒な作業を解決する方法

・「LEFT関数」「RIGHT関数」で指定セルの文字を抽出
・重複項目をまとめて表示する機能

をご紹介しました。
操作も簡単ですぐに出来るので、ぜひやってみてください。

「LEFT関数」「RIGHT関数」は、自動で抽出してくれるので手入力よりも正確に、早くできるのでとてもオススメの機能ですよ。
名前以外でも、さまざま応用して使える関数です。

エクセルなどの「表計算ソフト」で使用する「関数」はまだまだ便利なものがたくさんあります！
これからもお役立ち情報をどんどんご紹介していきますので、お楽しみに！

 

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